Казначейские поступления и кассовые документы — это два основных документа, которые заполняет книга учета средств. Ее должны соблюдать все хозяйствующие субъекты — юридические лица. Несмотря на указание Центробанка, большинство индивидуальных предпринимателей также его соблюдают. 3210-У от 11-03-14, которое содержит послабления для индивидуальных предпринимателей по ведению кассовых операций. Соблюдение кассовой дисциплины предполагает правильное заполнение обязательных элементов первичного кассового документа. В связи с этим кассовые работники и бухгалтеры задаются вопросами о том, как правильно считать ПКО и РКО. Что делать, если счет отсутствует или повторяется в обратном порядке? Как пересчитать кассовые документы отдельных подразделений организации? Понять. Как оформлять приходные кассовые ордера и их доказательства?
Как должны нумероваться ПКО и РКО
Это означает, что приходные и расходные ордера должны быть пронумерованы в порядке их создания с учетом календарной даты кассовой операции.
ВНИМАНИЕ! В отличие от даты, данная нумерация сама по себе не является обязательным элементом бухгалтерских документов (см. Федеральный закон № 402 от 6-12-11, статья 9(2)).
Нарушениям порядка оформления кассовых актов посвящена статья 15 Закона РФ «Об административных правонарушениях». Она не предусматривает прямой ответственности за нарушение нумерации приходных и расходных кассовых ордеров, а только за нарушение процесса оформления кассового акта фонда. В то же время, если порядок нумерации не соблюдается, это может свидетельствовать о серьезном нарушении закона по надзорному принципу.
Вопрос: Клиент произвел авансовый платеж наличными. Через несколько дней выясняется, что товар не будет доставлен, поэтому аванс необходимо вернуть. Должна ли организация выдать кассовый документ и оформить чек ОФД при возврате аванса? См. ответ.
Нарушение порядка нумерации кассовых документов
Сбои в последовательности нумерации ККМ и ПКО — не редкость. Причин этому может быть много. Это и проблемы в работе компьютерных программ, и при ведении бухгалтерского учета, и человеческий фактор при ручном заполнении документов. В некоторых случаях имеет место попытка скрыть нарушения в учете средств. Стоит ли ожидать санкций при проверке кассовой дисциплины, зависит от обстоятельств.
Статус: из-за возникшей проблемы количество денежных ордеров оказалось неверным. Следует ли исправить количество и как это сделать? Ответ отрицательный, так как внесение изменений в кассовые документы запрещено (Указание ЦБ РФ № 3210-У, ст. 4. 7). В данном случае применение положений статьи 15 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях для налоговых органов проблематично. Неправильная нумерация не относится к правонарушениям, непосредственно связанным с наличными деньгами.
Другая ситуация: коммерческая организация получает выручку от своих магазинов на основании ежедневных Z-отчетов. При этом кассовые книги выдаются без хронологического порядка. Здесь налоговые органы могут найти нарушение, несмотря на то, что выручка инкассируется ежедневно и количество фондовых документов не влияет на сумму выручки. Согласно статье 15 КоАП РФ, выручка, учтенная по «неправильному» ПКО, может считаться не сданной в кассу.
Если номер кассовой команды неверно указан, сотрудники могут заподозрить, что выручка кассира отражена не полностью. По мнению налоговых органов, это может означать, что деньги в кассу были приняты, свидетельства выданы и пронумерованы, но доказательств наличия кассового аппарата не было. Бухгалтеру рекомендуется получить пояснительную записку о том, что ошибка была непреднамеренной и не повлияла на фактическое отражение дохода. На основании этой документации директор может издать приказ о признании недостающих номеров недействительными или о закреплении их за другим ККО на другой период.
Во вторичной записке! Если в ходе проверки ФНС докажет наличие правонарушения, предусмотренного статьей 15 КоАП РФ, может быть наложена санкция.
Наложение штрафов в целом или по отдельности остается на усмотрение Федеральной налоговой службы.
Нумерация в филиалах и обособленных подразделениях
Как и в случае с организациями без подразделений, здесь нет жестких договоренностей. Нумерация ПКО и РКО осуществляется исходя из удобства и полноты учета денежных средств. Обычно каждому обособленному подразделению присваивается префикс: буквенный или цифровой, что обусловлено его кодификацией. Он содержит номер кассовой команды и префикс. Он проставляется с горизонтальной или дробной строки.
Этот номер необходим, например, если подразделение ведет собственную книгу учета выручки и отправляет данные в центральную службу. Эту информацию можно закодировать в паралели, если ее нужно подклеить в файл и для каждого вида выручки.
В результате номер ордера может состоять из трех частей, разделенных тире или дробью.
Может быть исключен, если разделение по видам доходов не имеет отношения к бухгалтерскому учету организации.
Если в организации есть филиалы или обособленные подразделения, то целесообразно руководствоваться именно этим принципом, так как он имеет все очевидные сложности от одного конца счетных ордеров до другого. Выделение филиалов (обособленных подразделений) должно основываться не на количестве кассовых документов, а на использовании дополнительной информации в структуре РКО.
Процесс подсчета кассовых документов и РКО должен быть отражен в локальных нормативных актах хозяйствующих субъектов. Отделениям и филиалам следует уделять особое внимание ОД, учитывая территориальную удаленность от места нахождения.
Главное.
Нумерация ПКО и РКО с начала года
С начала года во многих компаниях была обновлена нумерация ПКО и РКО. Это многолетняя практика в документообороте. Но к чему ее можно приспособить? Обсудим эту тему подробнее в статье.
Как должна вестись нумерация в кассовой книге с нового года
Каждая касса, работающая с наличностью, должна соответствовать нормативам Центробанка, утвержденным Указанием 11. 03. 03. 03. 3210-У (в тексте ниже — Указание). Однозначного ответа на вопрос, повторяется ли нумерация ПКО и РКО (входящих и исходящих кассовых документов) с начала года, нет.
Чтобы решить этот вопрос, компаниям необходимо определить учетную политику. С началом следующего года следует определить обязанность по началу отбраковки ПКО и РКО в книге учета средств.
ПКО и РКО являются первичными учетными документами, составленными в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета.
Стандарты ведения регистрации документов
06. 12. 2011 года, в соответствии со ст. 402-ФЗ, обязательными данными для ПКО и РКО являются заголовок, дата, марка, денежное выражение единицы измерения, должность и ФИО лица, подписавшего документ. Иными словами, числовые значения не являются обязательной частью первичного учетного документа.
Согласно ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, согласно Стандартам оформления документов, регистрационный номер является неотъемлемым признаком документа. Он проставляется в арифметической или буквенно-цифровой форме (п. 5. 11 Стандарта, утвержденного приказом Росстандарта от 8 декабря 12 декабря 2004 г.). Стандарт не определяет, как быть с нумерацией с нового года. Также отсутствуют рекомендации по установлению конкретного порядка регистрации документов в журнале по ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 (пункты 84 и 85 Стандарта).
Поскольку четких требований к нумерации кассовых документов в методических рекомендациях нет, штрафы за нарушение количества номеров не налагаются, так как существует процесс прогона первичных кэш-документов (ст. 15.1 КоАП РФ). Федерации).
Правила проставления номеров в ПКО и РКО
Согласно разделу 4.1 Методических рекомендаций, кассовые операции оформляются ПКО по форме 0310001 и РКО по форме 0310002. Данные кассовые документы составляются как в печатном, так и в электронном виде (пункт 4. 7). В печатном варианте ПКО и РКО выполняются только по типовой форме, утвержденной Постановлением Госкомстата от 18. 08. 1998.
При составлении ПКО и РКО казначей регистрирует выданные кассовые документы в соответствующем календаре (форма КО-3). При регистрации номера и даты каждого документа, а также приходных и расходных ордеров нумерация ведется отдельно в отдельной графе.
Если в компании есть отдельные отделения, в которых проводятся кассовые операции, рекомендуется использовать несколько номеров ПКТ и САД с дополнительными буквами, приписанными к конкретным ОП. При этом следует также обратиться к учетной политике компании, чтобы уточнить, какие буквы относятся к той или иной подкатегории при оформлении кассовой документации.
Как организовать учет кассовых документов на предприятии
Чтобы избежать путаницы при оформлении кассовых документов, в бизнесе должны быть установлены правила нумерации ключевых документов. Порядок ведения кассовой документации в реестре не установлен нормативным законодательством и должен быть самостоятельно внедрен в бизнес.
Издайте приказ о кассовой дисциплине для бизнеса и включите ключевые моменты в положения учетной политики. Дело в том, что нумерация кассовых книг должна быть строго хронологической и сквозной. Например, включите в приказ следующую фразу. «С нового года нумерация приходных и расходных ордеров должна быть сквозной, начиная с номера 1». Если есть какие-то особенности (в номерах, в наличии именных символов, в наличии префиксов), подробно объясните их.
Нужно ли обновлять нумерацию ПКТ или ПКО в вашем бизнесе с нового года? Это определяется в индивидуальном порядке. Удобнее всего начать вести дела заново с 1 января. В этом случае номера нумерации не будут слишком большими. Решение о нумерации первичных кассовых документов должно быть определено отдельным локальным актом (приказом) и включено в учетную политику.
Приходный кассовый ордер: форма, правила оформления, сроки хранения 5343
Если в вашей организации ведутся кассовые операции, то вам неизбежно придется иметь дело с кассовыми чеками и другими документами. Рассмотрим правила их заполнения.
Когда применяется приходный кассовый ордер
Унифицированный бланк ПКО (форма КО-1)
Какую форму использовать для создания приходного кассового ордера? Единая форма СО-1 приходного кассового ордера утверждена постановлением Госкомстата от 18. 08. 1998 № 88. 88. Форма состоит из двух частей.
Следует отметить, что уже несколько лет нет необходимости использовать во многих типовых печатных формах первичных учетных документов. Организации могут разработать предусмотренные печатные формы, утвердить их в головном приказе и использовать (Бюллетень Казначейства ПЗ-10/2012). Однако на кассовые документы это правило не распространяется. При оформлении приходных кассовых ордеров нужно использовать единую форму КО-1, утвержденную Госкомстатом (подпункт 4. 1 пункта 4 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У).
Как заполнить ПКО: правила оформления
Инкассовый ордер оформляется в подпункте 4. 2 (4) № 3210-У от 11. 03. 2014) Банка России.
Кроме того, ПКО должен быть подписан бухгалтером (бухгалтером) и казначеем. Руководитель подписывает ПКО только в случае отсутствия бухгалтера и главного бухгалтера (абз. 3 п. 4 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У).
Ознакомиться с образцом заполнения документа, подтверждающего поступление денежных средств, и документа, подтверждающего получение, можно с помощью бесплатного тестового доступа в СПС «КонсультантПлюс».
Печать на приходном кассовом ордере
Печать (штамп) ставится только на доказательстве оприходования наличных денег (абз. 5 п. 1 п. 5 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Прием наличных денег по ПКО: порядок действий
Кассир, получивший документ об инкассации, обязан его администрировать (п. 5. 03. 03. 2014 Указания Банка России № 3210-У, п. 5. 03. 2014):
Кассир принимает наличные деньги после их измерения, чтобы вкладчик мог видеть свои действия. После того как кассир проверит, соответствует ли полученная сумма сумме, указанной в приходном кассовом ордере.
Если все правильно, кассир должен подписать ПКТ, запечатать доказательство на ПКД и разрезать это доказательство, чтобы отдать вкладчику наличных.
Если же ККТ создается в электронном виде, то доказательство на ККТ может быть отправлено получателю на указанный им адрес электронной почты.
Если сумма вносимых денег не соответствует сумме в ПКО
В этом случае казначей вносит требуемую сумму на счет плательщика или, наоборот, возвращает часть денег. Если сдано меньше денег, чем указано в кассовом чеке, и плательщик отказывается доплатить недостающую сумму, бухгалтер должен вернуть деньги плательщику. Неправильно оформленный приходный кассовый ордер также необходимо удалить и передать бухгалтеру или ответственному лицу, чтобы он переоформил ПКО с фактически внесенной суммой (абзац 5 пункта 5 Указания Банка России от 1 11. 03. 2014 № 3210).
Инструкция по заполнению приходного кассового ордера
Рассмотрим процесс заполнения отдельных строк приходного кассового ордера.
Внесение изменений в расходный кассовый ордер не допускается (п. 4.7 ст. 3210 Банка России от 11 марта 2014 г., п. 4 ст. 3210 Банка России). Это означает, что если бухгалтер допустит ошибку при составлении приходного кассового ордера, то такой ордер уничтожается и нужно составлять новый.
Дальнейший учет ПКО
Все ПКО фиксируются в журнале регистрации приходной и расходной кассовой документации. Он составляется по единой форме (утверждена Постановлением Госкомстата от 18. 08. 1998 г.) (Указания по применению и заполнению главной бухгалтерской формы документации, разработанной Казначейским бухгалтерским надзором, утверждены Постановлением Госкомстата от 18. 08. 1998 г. 88).
В книге учета фондов также должна быть отражена информация о следующих почтовых переводах Главный бухгалтер или бухгалтер согласовывает с Минфином реквизиты книги фондов и подписывает книгу фондов (подпункт 4 пункта 4 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У, п. 4. 6).
Как уже было сказано выше, документы, подтверждающие поступление наличных денег, передаются вкладчику денег, чтобы он мог подтвердить факт перевода. Однако сам ПКО (левая часть) остается в кассе.
Поступление денег от покупателей и заказчиков
Предположим, представитель покупателя встречается лично и оплачивает товар (задачу или услугу) наличными (или вносит депозит в счет будущих покупок). В этом случае имя представителя покупателя должно относиться к поступившему заказу. Неправильно указывать только название агентства «Агорати».
В строке «основание» укажите реквизиты договора, на основании которого производится оплата (например, транспортная накладная, закон и т. д.). Например: оплата по договору № 0. 06. 06. 1 от 03. 06. 2024 услуг по акту 2024.
Помните о порогах расчетов наличными между организациями и предпринимателями. По договору можно передать наличные не более 100 000 рублей (ст. 4 Указания Банка России от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Это ограничение действует и в том случае, если деньги по договору передаются в рассрочку на другой день.
И, конечно, особую проблему представляет выдача чека ККТ покупателям денежных средств, полученных за товары (работы, услуги).
Расчеты при возврате покупателем товаров
Если покупатель возвращает товар в тот же день или через несколько дней, ему приходится возвращать за товар деньги. Как в таком случае выдать ККТ на наличную выручку смены, за вычетом денег, возвращенных покупателю, в конце смены? Читайте нашу статью на эту тему.
Возврат денег от подотчетных лиц
В этом случае чек может быть получен и уточнен в строке «Причина» самой ККТ.
В строке «Приложение» также следует уточнить реквизиты отчета, предоставленного сотрудником (бухгалтером).
Читайте другую статью о расчетах с обязательствами.
Получение денег из банка для выплаты зарплаты
Если наличные деньги в банк сдавал сотрудник агентства (например, кассир), его фамилию нужно определить в приходном кассовом документе. В «основании» приходного кассового документа укажите: скачать «Ромашка» с расчетного счета ООО «Ромашка» для выплаты зарплаты.
Сколько хранить приходные кассовые ордера
Кассовые документы, как и другие денежные документы, должны храниться не менее пяти лет с того отчетного года, в котором они были созданы (Справочник, утвержденный приказом Росархива от 20 декабря 2019 г., ч. 1 ст. 29 Закона от 06. 12. 2011 г. Однако если пять лет уже истекли, но есть разногласия по конкретному приказу, кассовые документы должны храниться до принятия решения по делу.