На каждого сотрудника заводится карточка. Это тип файла при приеме на работу. В нем хранится как общая информация (дата рождения, пол, адрес, паспортные данные и т. д.), так и информация, непосредственно участвующая в расчете зарплаты сотрудника или отчислений в бюджет РФ (должность сотрудника, постоянная нагрузка/работа и т. д.). :
Рисунок 11-14 — Так выглядит карточка сотрудника в программе
Чтобы внести данные о новом сотруднике в программу, необходимо создать карточку в том разделе, где сотрудник будет реально зарегистрирован. Это означает, что сначала нужно перейти в соответствующую папку справочника, а затем создать карточку в программе.
Основные сведения о сотруднике.
1. «Имя» — введите имя, фамилию и отчество сотрудника.
2. ‘Вкладка’. ‘Номер’ — номер присваивается каждому сотруднику и отделу. При создании новой карточки сотрудника программа по умолчанию уже предоставляет следующие номера. Вы можете задать номер вручную, но он должен быть уникальным.
3. ‘VAT ID’ — идентификационный номер налогоплательщика.
4. «Принят» — дата принятия сотрудника. Если сотрудник в настоящее время работает, в поле должно стоять «уволен».
5. «Дата рождения и дата пола» — эта информация влияет на размер страховых взносов в ПФ. Эти данные определяют группу ПФ, к которой относится сотрудник.
6. «Расходы наличными», «Всегда 5 древовидных платежей» — наличие или отсутствие средств в фонде или банке на странице 5 влияет на расчет суммы, выплачиваемой по платежной ведомости.
7. «Счет затрат», «подробная информация» — эти данные по определению наследуются для всех новых должностей сотрудников и постоянных требований/обязательств. В большинстве случаев подробные данные определяются справочником «Деятельность».
Рисунок 11-15 — Таблица «Должности сотрудников
В этой таблице указывается должность сотрудника (можно ввести множество должностей, и впоследствии для сотрудника будет создано множество трудовых книжек. Для каждой должности создается один лист). Информация о должности вводится в таблицу любым удобным для пользователя способом, например, нажатием кнопки Ins>:.
Рисунок 11-16 — Информация о должностях сотрудников
— ‘Должность’ — выберите должность сотрудника из справочника ‘Вакансии’.
— ‘Принят’ — указывается дата принятия должности.
— ‘Удалена’ — это поле заполняется только в том случае, если должность переведена в разряд увольняемых, переведена на новую должность или изменен оклад.
— ‘В подчинении’ — это поле используется в таблице персонала для подсчета сотрудников в должности. Если сотрудник работает на полную ставку, ему следует поставить ‘1’, на неполную ставку — ‘0,5’ соответственно.
— ‘Рабочие символы’ и ‘категории’ — необходимые рабочие символы выбираются из предложенного списка (постоянные, сезонные и т.д.). Данная функция помогает получать статистическую информацию, но не оказывает прямого влияния на расчеты.
-Флаг «Основная должность» — основная должность работника в данной организации. Если работник является внештатным сотрудником в данной организации и это его единственная должность — эту «галочку» следует отметить. У сотрудника должна быть основная должность в каждый момент его работы в организации. Эта должность используется при создании отчетов, других рабочих документов и т. д. Обратите внимание, что основная должность сотрудника в таблице выделена жирным шрифтом.
-Флаг ‘Ключевые места на рабочем месте’ — ‘Тик’ должен быть отмечен для всех сотрудников, для которых это рабочее место является таковым. Аналогично, флаг «Тик» не следует проверять для внешних сотрудников, работающих неполный рабочий день.
— Флаг «Традиционный контракт» — отметка в этой области означает, что данный сотрудник работает в организации по контрактному соглашению.
— Флаг «Свободная программа» — используется для расчета средней численности сотрудников. Если этот флаг установлен, расчет среднесписочной численности персонала для данного сотрудника усложняется за счет рабочих листов и других анализов.
— ‘В отделе’ — отдел, в котором числится сотрудник. В этом разделе создается рабочий лист. Если сотрудник работает на нескольких должностях в разных отделах, вы можете указать разные разделы для каждой должности. Рабочий лист будет находиться там, где нужно.
Заполнение остальных полей необходимо для расчетов заработной платы и рассматривается далее в разделе «Данные о референтах и основные типы начислений для расчета заработной платы/замещения».
Постоянные начисления/обязательства сотрудников
Рисунок 11-17 — Таблица постоянных начислений/обязательств сотрудника
В этой таблице отражаются все виды постоянных начислений/поступлений для сотрудников. Это постоянные льготы и премии, питание и т. д. Здесь же необходимо определить льготы по НДФЛ самого сотрудника, его детей. Более подробно это рассмотрено в разделе «Расчеты по сотрудникам/реферальные данные для постоянных доплат, льгот и премий».
Дополнительная информация и данные профиля
[На вкладке Дополнительная информация необходимо ввести.
1. всю контактную информацию о сотруднике — адрес (прописка), адрес (фактический), домашний телефон, рабочий телефон и т. д.
2. паспортные данные — серия, номер, кем и когда выдан,
3. данные о медицинском пенсионном и страховом обеспечении — номер, серия свидетельства, тип синтаксиса и другая информация.
4. если сотрудник является членом профсоюзной организации, необходимо указать «да».
5. под кнопкой «Инвалидность» — информация об инвалидности сотрудника, если это необходимо. Эта информация влияет на размер назначений ЕСН. Если сотрудник является инвалидом, ему предоставляется льгота по уплате ЕСН.
6. информацию о сотруднике-иностранце, если требуется, с помощью кнопки «Нерезидент». Эта информация влияет на размер взносов в пенсионный фонд и ставку подоходного налога.
Информация импортируется только в том случае, если сотрудник является иностранным гражданином.
Поле «Статус» определяет статус сотрудника, рассчитываемый на основании проживания в Российской Федерации, текущей даты или даты расчета.
Если сотрудник имеет статус «временно проживающий», то отчисления в пенсионный фонд не производятся. Если сотрудник фактически находился на территории Российской Федерации менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд, ставка подоходного налога составляет 30%.
7. Кнопка «Лицевой счет» позволяет внести информацию в текущие счета всех сотрудников. Они необходимы для перечисления заработной платы на пластиковые карты. Благодаря встроенному механизму загрузки данных по выданным зарплатным ведомостям в электронном виде, данные можно передавать непосредственно из программы в банк (подробнее об этом в системе «Банк-клиент» в разделе «Зарплата/Зарплатные ведомости»).
8. кнопка «Состав семьи» предназначена для представления информации о составе семьи. Эта информация используется, например, при подаче заявления на отпуск по болезни для ухода за ребенком.
Информация о периоде службы и исходном пункте.
1. «Исходные данные» — введите информацию о валовом заработке и прибыли сотрудника, которая будет учитываться при расчете налога. Если в организацию нанимается новый сотрудник, ему необходимо предоставить справку о доходах с предыдущего места работы. Это создает исходные данные для программы (подробности в разделе «Подоходный налог»). Благодаря этому программа знает, имеет ли сотрудник право на официальные скидки или его доход уже превышает допустимый. Кроме того, таблица может включать другие начисления/вычеты, необходимые для расчета зарплаты. Например, если организация начинает работу по программе в середине года, здесь необходимо определить налог и налоговую базу, остаток и пр. рассчитанные до начала работы в СБиС++ (об этом подробнее говорилось в разделе «Регистрация первичного списка»).
2. «Сведения о трудовой деятельности» — история трудовой деятельности сотрудника. На основе этой информации можно определить различные виды услуг сотрудника (общие, продолжение, страхование).
3. «Информация о прошлых услугах» — страховые услуги влияют на определение размера оплаты больничного листа (60, 80 или 100 %). Услуги также могут использоваться в специальных расчетах — например, «часы работы».